Кадровый электронный документооборот (система КЭДО) становится неотъемлемой частью эффективного управления, меняет подход к работе с документами и снижает затраты. Если ваша организация стремится к оптимизации бизнес-процессов, переход на КЭДО — это решение, которое стоит рассмотреть прямо сейчас.
Что такое КЭДО и как эта система меняет подход к управлению документами
КЭДО — это система, которая даёт возможность хранить, обрабатывать и согласовывать документы в электронном виде, что существенно снижает нагрузку на сотрудников отдела кадров и исключает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Любой документ в системе может быть создан, подписан и отправлен сотруднику за несколько минут. Это снижает издержки и повышает продуктивность.
Внедрение КЭДО позволяет:
- Перевести все документы в электронный формат — так их проще хранить и искать
- Упростить классификацию документов, установить единые правила и стандарты для их обработки
- Автоматизировать рутинные задачи: создание, согласование и подписание документов
- Гарантировать доступность документов в любое время и в любом месте
- Уменьшить риски потери документов и улучшить контроль доступа к ним
Как КЭДО помогает бизнесу
Автоматизирует процессы
КЭДО позволяет автоматизировать рутинные процессы обработки документов. Это сокращает время выполнения однообразных задач: заполнение форм, согласование документов и их архивирование.
Улучшает коммуникацию
Система обеспечивает прозрачность взаимодействия между подразделениями. Каждый сотрудник имеет доступ к актуальной кадровой информации и возможность отслеживать статус документов в реальном времени — это минимизирует вероятность недопонимания и повышает эффективность работы.
Снижает риски потери документов и несанкционированного доступа
Использование электронного документооборота в кадрах снижает риски потери важных документов и обеспечивает их безопасность. Например, в облачном сервисе КЭДО на базе российского ПО VK HR Tek данные хранятся в распределённых дата-центрах MTC Web Services. Благодаря этому гарантируется высокая степень защиты информации и её доступность в любое время и из любого места.
Система ведёт логирование всех действий пользователей, обеспечивая бессрочное хранение информации о любых операциях с документами. Безопасность соединения обеспечивается защищённым протоколом HTTPS, а также системой двухфакторной аутентификации, которая дополнительно защищает учётные записи от взлома.
Экономит время и средства
Переход на электронный документооборот в отделе кадров на 80% снижает затраты на печать, бумагу и хранение физической документации. Кроме того, удалённый доступ к документам сокращает время на их поиск и обработку, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.
Предоставляет отчётность
Возможности для сбора и анализа данных о документообороте, которые предоставляет КЭДО для бизнеса, помогают лучше понимать бизнес-процессы и принимать обоснованные решения. Удобные инструменты для формирования отчётов — графические дашборды, аналитические панели, системы фильтрации и сортировки данных — позволяют быстро выявлять узкие места и оптимизировать процессы.
Обеспечивает единое информационное пространство
Электронный кадровый документооборот может быть интегрирован с различными системами управления: 1С ЗУП, «БОСС-Кадровик», «Битрикс», SAP или любой другой учётной системой.
Преимущества КЭДО для HR-отдела компании
Личный кабинет сотрудникаВ личном кабинете сотрудник может самостоятельно управлять своими документами: создавать, редактировать, отправлять на согласование, отслеживать их статус, подписывать с помощью электронной подписи. Таким образом HR-отдел освобождается от рутинных задач и может сосредоточиться на более важной работе: развитии персонала и корпоративной культуры | Автоматизация наймаСистема позволяет автоматизировать приём резюме, сортировать кандидатов по заданным критериям, отправлять уведомления о результатах отбора и даже интегрироваться с платформами для проведения онлайн-собеседований. Это ускоряет процесс найма и делает его более прозрачным |
Процесс согласования отпусковВ КЭДО сотрудники подают заявки на отпуск через личный кабинет, а руководители оперативно утверждают их онлайн. Всё это фиксируется в системе, что позволяет избежать накладок в графике отпусков и автоматизировать отпускные выплаты | Взаимодействие с удалёнными сотрудникамиС внедрением КЭДО HR-отдел получает инструмент для согласования и подписания документации в режиме реального времени с удалёнными сотрудниками, которые находятся в разных городах или странах. Благодаря использованию электронной подписи процесс подписания документов становится полностью дистанционным, исключая необходимость личных встреч и пересылки бумажных версий |
Стоит ли компании переходить на КЭДО
Стоит ли вашему бизнесу переходить на КЭДО и какие особенности этого процесса нужно учитывать?
Переход на КЭДО для компании полностью оправдан, если она стремится к оптимизации процессов. Традиционный бумажный документооборот часто требует огромных временных затрат на обработку, архивирование и поиск документов. КЭДО же позволяет мгновенно получить доступ к необходимой информации и автоматизировать рутину, связанную с управлением документами.
При этом к недостаткам КЭДО можно отнести необходимость обучения персонала работе с системой. Это потребует времени и может вызвать трудности на начальном этапе внедрения системы КЭДО, однако впоследствии окупится за счёт повышения эффективности работы отдела кадров, роста производительности и улучшения взаимодействия внутри компании.
Заключение
Внедрение системы электронного документооборота в организации имеет множество преимуществ. Главные плюсы КЭДО заключаются в его высокой эффективности, удобстве использования и значительном сокращении времени на обработку документации.
Кроме этого, электронный документооборот с сотрудниками способствует более эффективной коммуникации между ними и HR-специалистами. Система позволяет отслеживать статусы документов, делиться ими в электронном виде и получать быстрые ответы на возникающие вопросы, что, в свою очередь, улучшает отношения в коллективе.
Сократив количество рутинных задач благодаря КЭДО, HR-специалисты могут сфокусироваться на более важной работе: развитии сотрудников и анализе их потребностей.
Хотите узнать о том, как будет дальше развиваться КЭДО и возможна ли в перспективе полная отмена бумажных документов? Смотрите онлайн-дискуссию «Время — деньги: почему КЭДО сегодня в тренде».
