Электронный документооборот кадровых документов (КЭДО) — это современное решение, которое позволяет упростить управление кадровым делопроизводством и минимизировать ошибки, связанные с бумажной волокитой и человеческим фактором. КЭДО позволяет трансформировать сначала в электронный формат, а потом и перенести в онлайн большинство HR-документов, сделав их доступными для обработки круглосуточно и с любого устройства.
Однако перед началом автоматизации важно знать, какую часть делопроизводства уже можно оцифровать, а что из этого пока ещё нужно оставить на бумажном носителе.
Как перевести кадровые документы в онлайн
Цифровая трансформация кадрового делопроизводства требует структурированного подхода к организации документооборота. При внедрении КЭДО необходимо учесть специфику каждой категории документов и обеспечить надёжную инфраструктуру для их хранения и обработки.
Основные категории кадровых документов, которые можно перевести в электронный вид:
Организационно-распорядительная документация:
- Приказы по основной деятельности.
- Положения об отделах.
- Должностные инструкции.
- Внутренний трудовой распорядок.
Документы по личному составу:
- Личные дела.
- Заключённые трудовые договоры.
- Дополнительные соглашения.
- Карточки учёта персонала.
Однако автоматизация кадрового документооборота не может ограничиться простым преобразованием в цифру. Для эффективного и безопасного делопроизводства необходимо обеспечить:
- Надёжное и безопасное хранение данных.
- Круглосуточный доступ к документам для авторизованных пользователей.
- Защиту от несанкционированного доступа.
- Резервное копирование и возможность восстановления.
- Соответствие требованиям законодательства о защите персональных данных.
Для решения этих задач можно использовать облачные сервисы. Например, облачная платформа MWS (МТС Web Services) предоставляет комплексное решение для хранения электронных документов, обеспечивая:
- Надёжное хранение данных с резервированием, что гарантирует сохранность документов даже в случае технических сбоев.
- Гибкий контроль доступа к документам с возможностью настройки прав для различных категорий пользователей.
- Полное соответствие требованиям законодательства к защите персональных данных.
- Возможность быстрого восстановления информации благодаря системе резервного копирования.
Использование облачной инфраструктуры позволяет оптимизировать ИТ-процессы за счёт отказа от собственной серверной инфраструктуры, обеспечить масштабируемость решения под растущие потребности бизнеса, сократить затраты на обслуживание ИТ-систем и получить гарантированный уровень доступности сервиса.
Обязательно ли переходить на электронный кадровый документооборот
Важно понимать, что миграция на КЭДО является добровольной как для руководства организации, так и для их сотрудников. Более того, в соответствии со статьёй 22 ТК РФ, работодатель обязан получить согласие каждого работника на переход к электронному формату его документов. При этом работник имеет право выбора между электронной и бумажной формами ведения его личных документов, включая трудовую книжку.
Какие кадровые документы можно вести в электронном виде
Современное российское законодательство позволяет переводить на электронные носители значительную часть кадровой документации:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения
- Должностные инструкции
- Приказы по личному составу
- Графики отпусков
- Табели учёта
- Заявления работников
- Уведомления и извещения
- Локальные нормативные акты
Какие документы нельзя подписывать в КЭДО
При внедрении цифрового кадрового документооборота необходимо учитывать, что существует ряд документов, которые по-прежнему требуют бумажного оформления:
- Трудовые книжки старого образца (для работников, не выбравших электронный вариант)
- Документация, связанная с вопросами охраны труда (журналы инструктажей, карточки учёта СИЗ)
- Акты о расследовании происшествий
- Приказы об увольнении
Может ли работник запросить бумажный документ, если на предприятии используется КЭДО
Законодательство защищает право работника на получение необходимых документов на удобном для него носителе. При использовании КЭДО работодатель обязан:
- Предоставлять бумажные копии по первому требованию
- Обеспечивать надлежащее заверение документов
- Соблюдать установленные законом сроки выдачи
Какая подпись нужна работодателю и работнику для КЭДО
Система электронного документооборота подразумевает использование трёх вариантов электронной подписи:
Простая электронная подпись в КЭДО (ПЭП):
- Применяется для внутреннего документооборота
- Это обычное сочетание логина/пароля или некий разовый код
- Подходит для заявлений, служебных записок
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП):
- Формирует криптографическую защиту
- Используется для подписи бумаг средней важности
- Нуждается в небольших затратах на получение и обслуживание
Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП):
- Обязательна большинству кадровых документов со стороны работодателя
- Получается в аккредитованном удостоверяющем центре
- Имеет максимальную юридическую значимость
Заключение
Кадровый электронный документооборот КЭДО — важный и удобный инструмент для современного бизнеса. Перевод бумажных документов в электронный вид позволяет организациям существенно повысить эффективность управления персоналом и сократить административные издержки.
При внедрении КЭДО критически важно обеспечить надёжное хранение документов, которое может быть организовано с помощью облачной платформы MWS. Это позволяет получить:
- Защищённое хранение кадровых документов в электронном виде с соблюдением требований законодательства
- Гарантированную сохранность данных
- Удобный доступ к документам с любых устройств
- Возможность интеграции с системами электронного документооборота
- Масштабируемость решения под растущие потребности бизнеса
При грамотном подходе к внедрению КЭДО и использовании надёжной облачной инфраструктуры цифровая трансформация кадрового делопроизводства становится эффективным инструментом повышения конкурентоспособности компании.
