Эффективная организация рабочих процессов — первостепенная задача, особенно для компаний, где сотрудники работают в удалённом, гибридном формате или с гибким графиком. Для успешного выполнения задач сотрудникам нужен бесперебойный доступ к рабочим инструментам и актуальным данным. В этой статье рассмотрим, что собой представляет облачный офис и как с его помощью организовать работу.
Что такое облачный офис
Облачный офис — это пакет приложений, доступный онлайн, который позволяет работать с документами, общаться, планировать задачи и многое другое. Вместо установки программ на свой компьютер вы работаете с ними через веб-браузер или специальное приложение, а все файлы хранятся на серверах провайдера.
Можно работать откуда угодно, совместно редактировать файлы с коллегами и экономить ресурсы своего компьютера. Внесённые изменения сразу же сохраняются и синхронизируются на всех устройствах. Это гарантирует, что все сотрудники работают с последней версией файлов, что снижает риск ошибок и дублирования информации.
Офисные приложения в облаке — это SaaS-решение (программное обеспечение как услуга). Вы оплачиваете подписку и получаете доступ ко всем функциям, а провайдер берёт на себя ответственность за поддержку, обновление и безопасность программного обеспечения и хранилища данных.
Типичный облачный офис включает:
- текстовый редактор;
- приложение для работы с электронными таблицами;
- инструмент для создания презентаций;
- электронную почту;
- календарь для планирования задач и встреч;
- комплексное решение для чатов, онлайн-совещаний и видеоконференций;
- облачное хранилище.
Современные цифровые офисы могут интегрироваться с большинством сторонних сервисов и приложений: CRM- и ERP-системами, 1С, платформами разработки и другими.
В какой сфере пригодится технология облачного офиса
Онлайн-офисами пользуются бизнесмены, студенты, учителя, фрилансеры — все, кому нужно создавать и редактировать документы, общаться по электронной почте и работать вместе.
Офисные приложения находят применение в компаниях любого размера, от крупных корпораций до небольших стартапов. Они полезны для сотрудников, которые часто бывают в командировках или работают удалённо, — все документы всегда под рукой, нужен только интернет.
Как выбрать облачный офис
Гибкость и доступность. Пользователи могут легко получить доступ к необходимым приложениям и файлам как в офисе, так и в удалённом режиме, в любое время и с любого устройства.
Простота использования. Не нужно развёртывать собственную корпоративную инфраструктуру: покупать оборудование, лицензированные программы, настраивать их и обновлять. Обслуживание и поддержание актуальности приложений — это зона ответственности провайдера.
Модульность. Возможность выбирать только те сервисы, которые нужны в данный момент. Если возникнет необходимость, вы можете дополнить решение необходимыми инструментами или отказаться от тех услуг, которые больше не нужны.
Гибкая тарификация. Стоимость аренды виртуального офиса рассчитывается по прозрачной схеме, которая зависит от количества пользователей и объёма облачного хранилища.
Какие офисные приложения доступны в MWS:
Офис — это комплексное решение на базе российского ПО «МойОфис» для среднего и крупного бизнеса, которое предоставляет удобное рабочее пространство для совместной работы с документами, почтой, календарями, а также для аудио- и видеозвонков и командных чатов. Все эти функции реализованы на базе отечественного программного обеспечения.
Офис Лайт — вариант для небольших компаний, позволяющий проводить видеоконференции, работать с документами, почтой и календарями через единый и безопасный веб-интерфейс.
МТС Линк — сервис для онлайн-встреч и совещаний, который позволяет работать с файлами и интерактивными досками прямо в окне встречи. В его составе есть корпоративный мессенджер для всей команды.
Корпоративная почта — решение на базе российского ПО CommuniGate Pro объединяет сразу несколько сервисов: почту, календари, обмен файлами, задачи и чаты.
Диск MWS — корпоративное облачное хранилище для безопасного хранения и обмена файлами. Позволяет сотрудникам совместно работать над документами, редактировать их и управлять доступом с любого устройства. Диск MWS сохраняет все версии файлов, чтобы можно было вернуть любую предыдущую, и предоставляет гибкую настройку уровней прав доступа для сотрудников и отделов.
Преимущества облачного офиса
Гибкость и доступность. Пользователи могут легко получить доступ к необходимым приложениям и файлам как в офисе, так и в удалённом режиме, в любое время и с любого устройства.
Простота использования. Не нужно развёртывать собственную корпоративную инфраструктуру: покупать оборудование, лицензированные программы, настраивать их и обновлять. Обслуживание и поддержание актуальности приложений — это зона ответственности провайдера.
Модульность. Возможность выбирать только те сервисы, которые нужны в данный момент. Если возникнет необходимость, вы можете дополнить решение необходимыми инструментами или отказаться от тех услуг, которые больше не нужны.
Гибкая тарификация. Стоимость аренды виртуального офиса рассчитывается по прозрачной схеме, которая зависит от количества пользователей и объёма облачного хранилища.
Заключение
Облачный офис — современный и удобный способ организации работы. Он помогает повысить производительность, улучшить совместную работу и обеспечить доступ к данным из любой точки мира. Мы предлагаем тест-драйв для любого сервиса из раздела офисных приложений: выберите подходящий вариант для своих задач.
