Что такое BI-системы

Business Intelligence (BI) — это набор технологий и методов, которые позволяют компаниям преобразовывать сырые, неструктурированные данные в понятную и полезную информацию. Руководители и менеджеры используют их для Data-driven decision-making — принятия решений, основанных на анализе исторических и текущих данных.

BI-системы — программы для сбора информации, обработки и представления её в удобном формате, в виде графиков, диаграмм, таблиц, интерактивных элементов. Аналитические платформы помогают анализировать информацию, находить закономерности, принимать решения и улучшать рабочие процессы. Например, оценивать объём продаж и сведения о запасах для предотвращения дефицита или избытка товаров, мониторить эффективность работы сотрудников, контролировать выполнение производственных KPI.

Платформа для анализа данных может быть развёрнута как локально на серверах компании, так и в облаке. Облачная BI предлагает те же функции, что и on-premise-решения, но с рядом дополнительных преимуществ.

• Масштабируемость — в любой момент можно увеличить или, наоборот, сократить количество ресурсов.
• Экономия — использовать облачную систему дешевле, чем разворачивать свою инфраструктуру.
• Безопасность — провайдер отвечает за защиту от кибератак и регулярное обновление систем безопасности.
• Интеграция — лёгкая связь с данными, которые уже хранятся в облаке.

Бизнес-аналитику называют описательной аналитикой, потому что она показывает, как бизнес работает сегодня и как он работал в прошлом. А также помогает отвечать на вопросы о том, что происходит (или происходило) и почему.

Этап 1. Сбор данных из различных источников:

• внешних — отзывы из социальных сетей, общедоступные хранилища наборов данных, отраслевая аналитика, «Яндекс.Метрики», Google Analytics и т. д.;
• внутренних — базы данных, CRM, ERP, CMS, 1С или файлы Excel.

Этап 2. Очистка и стандартизация. Проверка качества данных (полнота, актуальность, достоверность), преобразование в удобный для анализа формат, удаление дубликатов.

Этап 3. Загрузка. Перемещение стандартизированной информации в конечное место хранения, например корпоративное хранилище или Data Warehouse (DWH).

Этап 4. Визуализация (Data visualization) — изучение данных и представление результатов в виде отчётов и дашбордов, с которыми пользователи могут взаимодействовать.

Этапы 1, 2 и 3 объединены в операции ETL (извлечение, преобразование, загрузка). Процесс ETL определяет, как разнородные данные извлекаются из разрозненных источников, преобразуются в форму, подходящую для анализа, и загружаются в единое место назначения.

Минимальный набор сервисов для использования BI:

• источник данных;
• DWH — место, куда информация будет агрегироваться, чтобы с ней можно было удобно работать;
• ETL-инструменты;
• BI — как способ визуализации и составления интерактивных отчётов.

Основная задача — это оперативная подготовка отчётности. На создание отчётов вручную уходят недели или месяцы, в результате получаются огромные таблицы и статичные слайды, которые быстро устаревают. Информационные панели, напротив, предоставляют данные в виде понятных графиков и диаграмм, которые обновляются в режиме реального времени. Каждая цифра легко проверяется — можно узнать, откуда она взята и как была рассчитана.

BI-системы обеспечивают единообразие информации. Сведения из разных источников приводятся к единому стандарту, устраняются все несоответствия, ошибки и повторяющиеся записи. Это помогает избежать искажения информации, сделать её точной, согласованной и легко анализируемой.

Внедрив систему бизнес-аналитики в компании, можно предоставить доступ к данным для разных пользователей, каждый из которых получит свою информационную панель для конкретных задач.

Например, маркетолог сможет отслеживать эффективность рекламных кампаний, логист — контролировать запасы на складах. HR-специалисты и кадровые службы — анализировать работу сотрудников и управлять заработной платой, а финансовые отделы — отслеживать бюджеты, выявлять тенденции и аномалии в финансовых данных.

Процесс зависит от особенностей работы компании и её потребностей, однако можно выделить основные шаги.

Шаг 1. Определите цели и задачи

Нужно понять, что вы хотите решить с помощью бизнес-аналитики, и ответить на вопросы:

• какие источники информации для этого будут использоваться;
• какие данные и KPI нужно собирать и анализировать, например объёмы продаж, прибыль, посещаемость сайта;
• кому нужен доступ к этой информации: руководству, аналитикам, другим сотрудникам;
• как должны выглядеть отчёты.

Шаг 2. Выберите инструменты

Рассмотрите доступные на рынке BI-инструменты как в локальных, так и в облачных версиях. Учитывайте простоту использования, возможности визуализации, поддержку разных источников данных, функции искусственного интеллекта, гибкость развёртывания и т. д.

Шаг 3. Соберите команду бизнес-аналитики

Есть два варианта: собрать свою команду или нанять внешних специалистов. Первый способ возможен, если в штате есть все необходимые сотрудники, например менеджер проекта, бизнес-аналитик, специалист по обработке данных и BI-разработчик. Это больше подходит крупным компаниям, которые хотят контролировать процесс и обеспечить высокий уровень защиты информации. Второй вариант — передать проект сторонним поставщикам, специализирующимся на бизнес-аналитике.

Шаг 4. Протестируйте BI-систему

Перед масштабным внедрением протестируйте систему на небольшом отделе или фокус-группе, чтобы снизить риски и проверить её работу в реальных условиях.

Шаг 5. Мониторинг и техническое обслуживание

Проверяйте работу платформы и качество отчётов. Убедитесь, что данные верные и правильно подготовлены, ETL-процессы работают корректно, а отчёты читаемы и интерактивны. Тестируйте систему на устойчивость к ошибкам и нагрузкам.

Шаг 6. Обучите конечных пользователей

Обучите сотрудников работе с системой, чтобы они могли эффективно использовать все её возможности.

Рассмотрим несколько примеров, как можно применять системы аналитики в бизнесе.

Управление данными

Анализ информации помогает выявлять важные закономерности, такие как сезонные колебания продаж, предпочтения клиентов и рыночные тенденции. Допустим, данные показывают, что продажи определённого продукта падают, — компания может изменить маркетинговую стратегию или внести изменения в продукт.

Отслеживание KPI

У каждого бизнеса есть ключевые показатели эффективности, по которым оценивается его деятельность. Сравнивая текущие результаты с поставленными целями, компания может понять, насколько она продвинулась в достижении своих задач.

Оценка труда сотрудников

Системы бизнес-аналитики собирают данные о работе сотрудников: выполнение задач, соблюдение сроков, качество работы, отзывы клиентов. Они помогают прогнозировать будущие потребности в персонале, выявлять востребованные навыки, планировать наём и обучение. Проанализировав сведения о рабочем времени, задачах и результатах, можно, например, понять причины снижения производительности и разработать меры для улучшения условий труда.

Конкурентное преимущество

BI-инструменты помогают собирать и анализировать данные о конкурентах, их действиях, сильных и слабых сторонах. Можно выявлять незанятые рыночные ниши и расширять бизнес. Сведения о том, что нравится клиентам и какие тенденции наблюдаются на рынке, могут помочь в создании новых продуктов, которые будут пользоваться спросом у покупателей.

Чтобы подобрать подходящее ПО, нужно учитывать требования и особенности данных. Малый и средний бизнес часто выбирают «коробочные» решения, а крупные компании предпочитают создавать собственные платформы для анализа информации.

Аналитическая система должна:

• поддерживать разные источники информации и предоставлять инструменты для продвинутого анализа данных, такие как предиктивная аналитика и машинное обучение;
• быть простой и удобной в использовании для всех пользователей, чтобы они могли легко настраивать дашборды и отчёты;
• легко интегрироваться с уже используемыми инструментами и программами;
• справляться с обработкой больших объёмов данных и расти вместе с вашим бизнесом.

В целом компании сталкиваются со следующими трудностями при внедрении BI:

• разрозненность источников информации;
• ограниченный бюджет на ИТ-решения;
• нужно быстро начать работу, но нет времени ждать 2–3 месяца, пока обучится сотрудник или будет развёрнута on-premise-система.

В подобных случаях стоит обратить внимание на облачные технологии.

В облаке MTC Web Services есть две системы бизнес-аналитики:

Glarus BI — гибкая платформа для организаций с нестандартными бизнес-процессами. Позволяет интегрировать данные из различных источников, настраивать аналитические отчёты и дашборды.

LuxMS BI — платформа для крупных компаний. Включает функции для управления данными, анализа, отчётности и прогнозирования.

Анализ данных может стать мощным инструментом для оптимизации работы компании. Он позволяет не только получать итоговые отчёты о доходах, предпочтениях и покупках клиентов, но и работать с информацией в режиме реального времени.

Вопрос-ответ